选择海淀区年会场地需要注意哪些问题?知道这几个方面年会场地很好选择


一年一度的公司大型活动-年会即将来临,很多公司的年会筹备工作已经开始了,而场地作为年会活动的承载场所,是前期准备工作的重头戏之一,海淀区年会场地有很多,怎么才能选择一个合适的年会场地呢?

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一:选择海淀区年会场地需要确认的项目有哪些?

选择海淀区年会场地首先确认时间,即年会开展的时间,可以是一个时间区间,只有确定了时间,酒店才能根据你的时间来确定相应档期是否有档期;

人员规模,即参加年会的人员数量,需考虑后续至年会期间新增员工,以及是否有外部嘉宾参加;

距离,即场地距离公司的距离,各家公司的情况不一样,根据自身情况选择,有的在5公里以内,土豪的甚至包机去国外High也有,不过首先得明确这个范围;

预算,即成本,一般不住宿的话,场地费用90%都是用餐费用,即餐标确定了,场地费用基本就确定了,通常餐标比较高的话,场地都会免费,甚至提前半天让你进场布置;

选择海淀区年会场地了解大小,即场地的大小,主要还是根据你的人员规模来确定,人员规模表现为用餐桌数,场地大小就是餐桌摆放面积加上舞台面积,比如适合500人的年会场地范围大概在800-1200平;

二:选择海淀区年会场地需要去场地查看什么?

外部环境,酒店周围的环境、绿化、交通便利情况、停车场、酒店正面视觉效果等;

内部环境,可以从酒店大堂、主要通道(通往场地的电梯或者楼梯)、厅外门廊(做签到处的地方)、大厅内部前后视角、休息厅/化妆室(如有)

为了记录查看成果,除了进一步根据查看信息修正原有记录表格的信息外,还需固定拍摄几个场景的照片,分别是这5个场景:酒店主楼外景图、酒店大堂图、厅外门廊图、厅内舞台向下看的全景图、厅内背部向前看的全景图,分别将这5个场景标注好并每家场地合成一个长图,这将大大方便领导查看以及后续存档。
三:选择海淀区年会场地后签合同需要注意?

    选择好海淀区年会场地后,一定要设置违约金,因为在少数情况下,酒店有可能会因为一些变故取消你的预定,尤其是国有背景的酒店,如碰到政府会议的时候,你会被强制退出,设置较高的违约金可以降低这种概率;

用餐桌数的设定可以低一点,一般会有一个保底桌数的设定,如果实际用餐人数低于保底桌数,按保底桌数计费,所以需要预估用餐人数后设置一个相对低的保底桌数;

入场时间洽谈,进场时间当然是越早越好,甚至能够前一天晚上进场搭建是最理想的,如不行,则尽量协商为上午可进场布置,但有些好场地上午可能还有会议,这种情况则对你整个现场布置协调的要求就高了很多,要在下午的几个小时中完成现场搭建布置、演员化妆、入场签到等,需要做好周密的规划。

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