年会策划者注意!500人年会场地选择如何选?场地攻略速来围观


随着年底的临近,各大公司已经如火如荼的开始年会的策划和准备。一场成功的年会,选择一个合适的场地是必要前提。500人年会场地如何选择?为你准备超级详细的年会场地选择攻略,希望可以帮助到你。

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500人年会场地选择之确定需求信息

作为年会活动组织者,其所处的地位和作用就相当于一个电影的导演。因此,在500人年会场地选择的时候,需要尽量多的收集到基本信息。主要包括活动性质、时间、地域范围、规模人数、预算、特殊要求。根据这些活动基本信息,筛选适合的场地。其次,在选择年会场地的时候我们不应该把场地局限在宴会厅,现在,一些旅游度假区或娱乐场所都是不错的选择。要尽量营造出神奇的效果,但首先要对年会策划与实施的所有相关情况提前进行准备。

500人年会场地选择之档期查询

在经过在网络或者地图上查询多家意向场地之后,我们就需要对场地方电话依次沟通,首先是求证信息的准确性。场地大小,场地所具有的基础设备,场地使用费用,档期有没有等。如果场地方表明已有人预定场地,也不要马上排除,询问场地方其他客户是否付定金。如果预定场地方未付定金,还是有机会可以使用该场地。

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500人年会场地选择之实地考场

通过电话一轮的咨询,进一步聚焦了候选场地,一般在 2~3 家。接下来就可以和场地的销售经理预约看场地了,建议集中一天把候选场地都考察一遍。那么,500人年会场地都需要考察什么呢?考察场地环境,首先看到的一定是场地的外部环境,交通,文化氛围是否符合活动要求,需要有一个大体的评估。其次,场地的格调、陈设是否陈旧,卫生条件如何,周围是否有噪声干扰。最后考察场地时,注意询问场地设备,如果活动需要使用酒店设备,如酒店自带舞台灯光,麦克风,音响,投影,LED 大屏幕等设备,都要依次打开试听。最关键的是要看其服务的态度是否专业,是否提供食宿和停车服务。

年会场地选择的工作是一门学问,因此,在选择500人年会场地的时候,一定要根据自己的实际需要,多选择几家备选的场地,进行对比。以上就是为你介绍500人年会场地选择攻略,你学会了吗?